Nie da się zaprzeczyć – przedsiębiorcy ewidencjonujący sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego muszą dopełniać różnych obowiązków, związanych ze wspomnianą technologią. Naturalnie jednym z najważniejszych jest poprawne wystawianie paragonów i wydawanie ich klientom. A co jeśli na takim wydruku znajdzie się błąd? W podobnych przypadkach przedsiębiorca musi odpowiednio zareagować, choć właściwe działania – z uwagi na sposób funkcjonowania kas i drukarek rejestrujących – mogą okazać się nieoczywiste. Dziś kilka słów o nich.
Jak należy podejść do problemu pomyłki na paragonie?
Oczywiste jest, że z punktu widzenia prowadzenia sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych przy użyciu kasy lub drukarki rejestrującej – paragon fiskalny to niezmiernie ważny wydruk. Stanowi potwierdzenie zgodnego z przepisami ewidencjonowania obrotu i płacenia podatku należnego VAT, dokument zawarcia transakcji z klientem, niejednokrotnie też możliwość skorzystania z praw konsumenckich (do zwrotu, reklamacji). Ma też z góry określoną formę, musi zawierać konkretne informacje i, jak nietrudno się domyślić, nie może zawierać żadnych błędów.
Takie jednak mogą się zdarzać. Proces ewidencji obrotu i wystawiania paragonów przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej jest zautomatyzowany tylko w pewnym stopniu. W końcu to użytkownik technologii sprzedaży odpowiada za wprowadzanie danych do urządzenia i realizację dokumentów. A ten może być omylny. Jednak nie samo wystawienie paragonu z błędem stanowi problem. Rzecz w tym, że takiego przypadku nie można zbagatelizować. I tu trochę pojawiają się schody, bowiem charakterystyka pracy urządzeń rejestrujących niejako nie przewiduje sytuacji wystawienia takiego dokumentu z pomyłką. Mówiąc dokładniej, po wydrukowaniu paragonu nie da się go z poziomu technologii sprzedaży ani „wycofać”, ani „poprawić”. Informacja o dokumencie zostaje trwale zapisana w pamięci fiskalnej urządzenia. Skoro się nie da, a jednak trzeba działać – co zatem należy zrobić?
Urządzenia rejestrujące „nie przewidują” wydruku paragonu z błędem, ale przepisy fiskalne już tak. Zgodnie z nimi, taką sytuację trzeba uwzględnić w prowadzonej osobno ewidencji. Na czym polega taka dokumentacja? Ewidencja błędnych paragonów składa się z odrębnych notatek, zawierających konieczne informacje. Włączając w to zwłaszcza wartość sprzedaży brutto oraz wysokość podatku należnego VAT z transakcji, jak również opis okoliczności, w jakich doszło do pomyłki. O ile nie trzeba takiego wpisu uzupełniać detalami dotyczącymi urządzenia rejestrującego, o tyle musi on mieć dołączony paragon z błędem. Naturalnie – każde takie działanie musi się zakończyć poprawnym wystawieniem i wydaniem klientowi nowego, fiskalnego dowodu sprzedaży.
Jak się obchodzić z dokumentacją błędnych paragonów?
Zaniechanie prowadzenia osobnej ewidencji dla paragonów z pomyłkami jest równoznaczne ze złamaniem przepisów. Ale jednocześnie te same przepisy pozostawiają przedsiębiorcy pewną dozę dowolności. O czym dokładnie mowa? Użytkownik kasy lub drukarki fiskalnej, prowadzący taką dokumentację, może w dowolny sposób ją przechowywać. To od jego decyzji zależy, czy miejscem gromadzenia wpisów ewidencji błędnych paragonów okaże się dodatkowy zeszyt, jakaś teczka bądź np. osobny segregator. Chodzi jednak o przechowywanie tych notatek w sposób uporządkowany, z jednej strony sprzyjający przedsiębiorcy (np. w kwestii prowadzenia księgi przychodów i rozchodów), z drugiej zaś – umożliwiający ewentualny wgląd do wpisów przedstawicielom organów skarbowych.
dobrze wiedzieć na przyszłość! mnie się jeszcze ne przydarzyło wystawić paragon z pomyłką ale inna sprawa, że dość krótko jeszcze pracuję z kasą fiskalną 😉