Czym są oświadczenia pracowników w sprawie ewidencji sprzedaży?

Do obowiązków niejednego przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych należy prawidłowe ewidencjonowanie obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego. Jednak w wielu firmach nie tylko podatnik obsługuje kasę lub drukarkę fiskalną. Często zajmują się tym zatrudnieni pracownicy – i oni również muszą przestrzegać zasad korzystania z tego rodzaju technologii. Najnowsze przepisy wręcz wymagają od nich podpisania stosownych oświadczeń, które potwierdzają znajomość wspomnianych zasad. Co dokładnie zawiera taki dokument i jak się go sporządza?

Obowiązkowa wiedza na temat ewidencjonowania sprzedaży

Wiele zadań, wynikających z przepisów fiskalnych, ma na celu wykazać, czy dana działalność handlowa bądź usługowa jest prowadzona zgodnie z prawem. Dlatego m.in. podatnik musi zadbać o porządek w dokumentacji, na którą składają się np. kopie wystawionych paragonów, wpisy w książce serwisowej (odnotowujące choćby terminowe zrealizowanie obowiązkowych przeglądów technicznych) czy wymagane raporty dobowe i miesięczne. Wszystkie te konieczności, podobnie jak wprowadzenie samego systemu online, służą wyeliminowaniu dodatkowych czynników błędów i wykroczeń. Coraz częściej więc będzie dochodziło do sytuacji, że jeśli w ewidencji obrotu są wykazane pewne nieprawidłowości – odpowiedzialność za nie ponosi podatnik.

Rzecz w tym jednak, że w ogromnej liczbie firm nie sam przedsiębiorca pracuje z urządzeniem rejestrującym. Często zadanie to należy do obowiązków jego pracowników. Rodzi się więc pytanie: czy gdy – świadomie lub nie – popełnią oni błędy, wina spada na podatnika? W teorii to on jest odpowiedzialny za samą firmę, ale mówiąc wprost: czy przedsiębiorca ma zawsze możliwość kontrolowania personelu i zapobiegnięcia naruszeniom przepisów? I czy w ogóle o to chodzi? Osobną kwestią jest fakt posiadania odpowiedniej wiedzy. Innymi słowy, czy pracownicy dobrze zdają sobie sprawę, jakie obowiązki wynikają z użytkowania kasy lub drukarki fiskalnej.

Nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących reguluje obie te kwestie. Oznacza to dokładnie, że przedsiębiorca ma obowiązek zaznajomić z zasadami prowadzenia ewidencji obrotu tych pracowników, którzy będą obsługiwali wspomniane technologie sprzedaży. Mówi o tym konkretnie treść załącznika nr 1 do przywołanego Rozporządzenia MF. Zgodnie z nią, nie chodzi o znajomość wszystkich aspektów fiskalnych, ale tych, które są niezbędne do poprawnego rejestrowania sprzedaży. Chodzi tu np. o takie wymogi, jak konieczność właściwego wystawienia paragonu i konieczność przekazania go klientowi przy realizacji każdej transakcji. Pracownik korzystający z kasy lub drukarki fiskalnej ma obowiązek wiedzieć, że dokument ten nie można zastąpić żadnym innym – choćby potwierdzeniem płatności kartą, z czym wciąż nierzadko można się spotkać. Wspomniane przepisy informują również o konsekwencjach, czyli karze grzywny związanej z wykroczeniem skarbowym lub przestępstwem skarbowym, wynikającym z faktu niewydania paragonu czy też w ogóle niezarejestrowania transakcji przy użyciu urządzenia fiskalnego.

Na czym polegają obowiązkowe oświadczenia?

Powinności po stronie podatnika, związane z omawianym zagadnieniem, nie kończą się na przekazaniu pracownikom niezbędnych informacji na temat zasad ewidencji obrotu. Musi on również sporządzić specjalne, potwierdzające ten fakt oświadczenia. W trzeciej części załącznika nr 1 do przywołanego Rozporządzenia znajduje się wzór dokumentu, o jakim mowa. Co ważne, w przypadku każdego pracownika należy go sporządzić w dwóch identycznych egzemplarzach. Oba powinny też zostać podpisane przez osobę zatrudnioną. Ponadto, muszą zawierać dane typu imię, nazwisko i NIP przedsiębiorcy czy imię, nazwisko oraz numer PESEL pracownika. W dokumentach nie może zabraknąć informacji o dacie i miejscu ich sporządzenia. Finalnie, jeden egzemplarz otrzymuje podatnik, drugi zaś – osoba zatrudniona. I jak nietrudno się domyślić, czynności te należy obowiązkowo przeprowadzić, nim pracownik zacznie samodzielnie rejestrować transakcję przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej.