Wymogi dotyczące przechowywania książki serwisowej kasy fiskalnej

Część z Was mogła wcześniej słyszeć o tym, że książka serwisowa to bardzo istotna dokumentacja, która jest zawsze dołączona do kupionej kasy fiskalnej. Dla podatników korzystających na co dzień z urządzeń rejestrujących nie jest to jednak wiedza wystarczająca. Dlatego w dzisiejszym wpisie przedstawimy najważniejsze zagadnienia, które są związane z przechowywanie książki serwisowej kasy.

Co znajdziemy w takiej dokumentacji?

Na początku każda książka serwisowa kasy będzie zawierała jedynie podstawowe dane na temat konkretnego modelu oraz jego producenta. Kiedy jednak podatnik kupi urządzenie rejestrujące, a następnie zostanie ono zainstalowane w jego działalności, to we wspomnianej dokumentacji wpisywane są informacje na temat przedsiębiorcy (pełne dane rejestrowe) oraz firmy odpowiedzialnej za wykonywanie usług serwisowych (m.in. obowiązkowych przeglądów technicznych). Co więcej, w książce serwisowej powinien zostać umieszczony indywidualny numer ewidencyjny urządzenia, który zostanie przyznany przez Urząd Skarbowy.

Jak długo trzeba posiadać książkę kasy?

Obowiązek przechowywania książki kasy fiskalnej jest obecnie regulowany przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Wspomniane przepisy wymagają od podatników tego, aby posiadali taką dokumentację przez cały okres stosowania danego urządzenia rejestrującego. Konieczność przechowywania książki serwisowej wynika z kilku powodów. Po pierwsze, przedsiębiorca musi ją udostępniać serwisowi swojej kasy fiskalnej, m.in. w przypadku zlecenia obowiązkowego przeglądu technicznego. Wtedy bowiem technik wpisuje do książki adnotację na temat przeprowadzonej kontroli. Po drugie, tego typu dokumentację mogą chcieć sprawdzić urzędnicy skarbowi. W praktyce okazuje się nawet, że wspomniane organy zwracają dużą uwagę na książkę serwisową urządzenia, np. podczas kontroli w firmie. Urzędnicy sprawdzają wtedy nie tylko to, czy podatnik w ogóle posiada omawianą dokumentację, ale także poprawność znajdujących się w niej wpisów.

Co grozi za niedopilnowanie obowiązków?

Przedsiębiorcy powinni też zdawać sobie sprawę z tego, co grozi im w przypadku braku poprawnie wypełnionej książki serwisowej kasy. Jeżeli urzędnicy skarbowi stwierdzą, że podatnik nie dopilnował obowiązków, konsekwencją będzie utrata ulgi za zakup pierwszego urządzenia fiskalnego (jeżeli firma skorzystała z takiej refundacji). Ponadto, trzeba się wtedy liczyć z podważeniem prawidłowości rejestrowanego obrotu. Brak książki serwisowej będzie również stanowił podstawę do odmówienia przez serwisanta naprawy kasy lub wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.

W sytuacji zgubienia lub zniszczenia dokumentacji, przedsiębiorca ma jednak możliwość uzyskania jej duplikatu. Zgodnie z przepisami, musi on jednak najpierw poinformować właściwy US o tym, że nie posiada książki serwisowej swojego urządzenia. Takie zawiadomienie trzeba złożyć bezzwłocznie, w formie pisemnej. Następnie z kopią wspomnianego zgłoszenia należy udać się do producenta kasy rejestrującej i złożyć wniosek o wydanie duplikatu książki serwisowej.